Wer im Team arbeitet, steht vor der Herausforderung Aufgaben sinnvoll verteilen zu müssen. Dabei gibt es mittlerweile Tools, die in diesem Zusammenhang helfen: Zeitmanagement, die Übersicht über einzelne Arbeitsschritte sowie die Aufgabenverteilung und Koordinierung im Team lassen sich damit erledigen und verbessern. Eines von ihnen das bekannte Meistertask. Welche Grundfunktionen das Aufgabentool Meistertask bietet und wie es auch für Lehrer:innen eine nützliche Arbeitshilfe sein kann, verrät der folgende Artikel.

Arbeitsabläufe mit dem Kanban-Modell organisieren

Unabhängig vom Tätigkeitsbereich erfordern bestimmte Aufgabentypen standardisierte Arbeitsabläufe. Sei es die Sammlung von Ideen und Vorhaben, ihre weitere Konzeption und Formulierung sowie letztlich ihre schrittweise Umsetzung. Gerade wenn mehrere Aufgaben und Projekte anstehen, kann schnell der Überblick verloren gehen. Die Folge: Der gesetzte Zeitplan kann nicht immer eingehalten werden.

Meistertask löst dieses Problem durch das Kanban-Modell. Dabei werden zuvor erstellte Aufgaben, die mit Kommentaren, Checklisten und einem Fälligkeitsdatum versehen werden können, verschiedenen Spalten zugeordnet. Diese Spalten entsprechen einzelnen Phasen oder Abschnitten eines Arbeitsprozess, in dem die Aufgaben bearbeitet werden sollen. Noch wenig ausgereifte Ideen können etwa einer Spalte „Ideensammlung“ oder noch nicht bearbeitete Vorhaben in den „Backlog“ gelegt werden. Rückt der geplante Abschluss einer Aufgabe näher, kann sie in zum Beispiel in eine Spalte „Diese Woche fällig“ verschoben werden, und so weiter. Selbstverständlich können diese Spalten je nach Bedürfnis der Nutzer:innen eingerichtet und benannt werden. Als Beispiel seht ihr hier ein exemplarisches Meistertask-Projektboard der Lehrer News-Redaktion, mit der dem Autor zugewiesenen Aufgabe „Softwarereview: Meistertask“ in der Spalte „Diese Woche fällig”:

Das Bild zeigt ein Meistertask-Projektboard

Aufgabenmanagment im Team

Auf Meistertask könnt ihr also mit geringem Aufwand Projektboards und innerhalb dieser einzelne Aufgaben erstellen, diese wiederum mit Zusatzinformationen versehen und schließlich einzelnen Teammitgliedern zuweisen. Nicht nur die Person, der eine Aufgabe zugewiesen wird, kann per Meistertask verfolgen, in welcher Phase die Bearbeitung einer Aufgabe angekommen ist, auch andere sind dazu als Beobachter oder auch einfache Teammitglieder in der Lage. Alle Teilnehmer:innen eines Projektboards können dadurch bei auftretenden Problemen Hilfe leisten oder kooperativ tätig werden, um ein Vorhaben zum bestmöglichen und planmäßigen Abschluss zu bringen. Dabei ist es möglich Teammitglieder per E-Mail oder Messenger wie Slack über Veränderungen bei der Bearbeitung von Aufgaben automatisch durch Meistertask benachrichtigen zu lassen.

Im folgenden Screenshot füge ich Kolleg:innen per einfacher E-Mail-Einladung zum Projektboard “Klassenfahrt 2022” hinzu:

Das Bild zeigt ein Meistertask-Projektboard

Meistertask für Lehrkräfte

Kostenpflichtig wird Meistertask, wenn es im Team genutzt werden soll. Dafür fallen 8,25 Euro pro Monat für das Meistertask Pro-Upgrade an. Die Teamnutzung ermöglicht es Aufgaben an mehrere Personen zuzuweisen. Für die verschiedenen Arbeitsumgebungen können unterschiedliche und unbegrenzt viele Projektboards erstellt werden. Falls ihr eine Aufgabe nicht finden solltet oder vergessen habt, wem sie aktuell zugewiesen ist, bietet die Suchfunktion innerhalb des Projekts eine unkomplizierte Möglichkeit schnell fündig zu werden. Zusätzlich können die Aufgaben mit selbst erstellten Tags versehen werden, um sie Kategorien zuzuordnen. Im folgenden Beispiel weise ich als Projektersteller und Lehrkraft eine Aufgabe einem Teammitglied zu. Die Schülerin Jana soll am 13.06. ein Referat halten. Zur Aufgabe habe ich bereits einen Kommentar, ein Fälligkeitsdatum und Tags („Referat“, „Fach: Deutsch“) hinzugefügt. Auch Anhänge, weitere Kommentare und Notizen wären im Verlauf der Aufgabenbearbeitung eine Option.

Das Bild zeigt ein Meistertask-Projektboard

Fazit: Meistertask – ein nützliches Tool für Anfänger:innen und Profis

Meistertask überzeugt durch ein leicht verständliches Handling und eine ausgewogene Anzahl an Funktionen. Es ist damit für unerfahrene Nutzer:innen von Aufgabentools genauso geeignet wie für erfahrene Planer:innen und bietet sich deshalb auch für den Schulalltag an. Denn auch digital weniger bewanderte Kolleg:innen können Meistertask schnell bedienen, während zur Vergesslichkeit neigenden Schüler:innen auf direktem Wege die Erfüllung ihrer Aufgaben ins Gedächtnis gerufen wird. Nicht zuletzt erleichtert das Tool die separierte, aber doch parallele Planung verschiedenster Projekte auf einer Seite. Sei es die Unterrichtsplanung, die Organisation des weiteren Schullebens oder des eigenen digitalen Arbeitsplatzes, auch über das Berufsleben hinaus.

Wie ihr Eure Meistertask-Projektboards strukturiert, ist letztlich von euch und den Bedürfnissen eures Arbeitsumfeldes abhängig. Einige Vorschläge zur Unterrichtsplanung mit Meistertask sind zum Beispiel auf dem Blog des Religionslehrers Michael Kamutzki zu finden. Weitere Anwendungsbeispiele für den Bildungsbereich zeigt der Meistertask-Blog, auf dem außerdem weitere Funktionen des Aufgabentools beleuchtet werden.