Outlook und Thunderbird: Diese E-Mail-Programme erleichtern den Arbeitsalltag

Der Schulalltag als Klassenlehrer:in ist mit jeder Menge Organisationsarbeit verbunden. Sichtbar wird dies unter anderem im regen E-Mail-Verkehr, der abgearbeitet werden will. Um dabei einen guten Überblick zu behalten, gibt es Programme, die euch mit nützlichen Funktionen unterstützen. Thunderbird und Outlook sind genau solche Dienste, mit denen ihr euren Mailverkehr und euren Kalender strukturieren könnt. Wir geben euch einen Überblick, weshalb sich die Nutzung für euch lohnen kann.

Warum sich ein E-Mail-Programm lohnt

Jeder Mail-Provider hat in der Regel eine eigene Webmail- oder Desktopanwendung, mit der ihr eure Mails verwalten könnt. Bei diesen wird oft Werbung geschaltet, wodurch es ihnen oft an Übersichtlichkeit mangelt. Genau deshalb gibt es professionelle Mail-Programme, die für den Arbeitsalltag optimiert sind. Diese ermöglichen euch, auch mehrere Mailadressen gebündelt zu verwalten. So könnt ihr beispielsweise private und berufliche Mails in einem Programm zusammenlaufen lassen, ohne dass diese verschmischt werden. Um eure Work-Life-Balance müsst ihr euch dahingehend nicht sorgen. Auch wenn ihr mal den Provider wechselt oder eine neue Adresse dazu kommt, bleibt ihr mit einem extra Programm bei eurem gewohnten Workflow.

Eine weitere Stärke von Outlook und Thunderbird ist die gut ausgearbeitete Kalenderfunktion. Diese könnt ihr entweder über die Mailadresse oder Lokal auf eurem PC verwalten. Ihr könnt innerhalb der Programme verschiedene Kalender anlegen und nach Bedarf anzeigen lassen. Das hilft euch dabei, private und berufliche Termine sauber zu trennen. Ihr könnt auch n zwischen unterrichtsrelevanten Terminen, Terminen mit dem Kollegium, Fortbildungen oder Korrekturphasen unterscheiden.

Ebenfalls hilfreich durch die Verknüpfung von Mail- und Kalenderfunktionen ist, dass ihr beispielsweise per Drag and Drop Mails in den Kalender verschieben und so eine Termin erstellen könnt. Das ist nützlich, wenn ihr etwa eine Anfrage für ein Elterngespräch habt, denn im Termin wird dann automatisch der Inhalt der Mail im Notizfeld eingefügt.

Die Unterschiede zwischen Outlook und Thunderbird

Die grundlegenden Vorteile eines Mail-Programms bieten sowohl Thunderbird als auch Outlook. Letzteres ist das weiter verbreitete, da es als Teil von Windows und Microsoft 365 im Paket mit den anderen Office-Anwendungen enthalten ist. Außerdem nutzen viele Unternehmen MS Office, weshalb viele an den Umgang damit gewöhnt sind. Thunderbird hingegen ist ein Open Source Programm von Mozilla und bietet ähnliche Funktionen. Im Gegensatz zu Outlook ist es uneingeschränkt kostenlos. Beide Programme erhalten regelmäßig Sicherheitsupdates und verfügen über Verschlüsselungen für Nachrichten. Damit ihr euch leichter entscheiden könnt, welches von beiden für eure Bedürfnisse besser geeignet ist, stellen wir euch die beiden Konkurrenten und ihre nützlichsten Funktionen einmal vor:

Outlook: Die Profi-Software

Viele von Outlooks Stärken liegen darin begründet, dass es zu Microsoft Office gehört. Das Profi-Programm gibt es im Office Paket, das per Abonnement buchbar ist. Mit leicht eingeschränkten Funktionen ist Outlook kostenlos als Mobil- und Web-Version verfügbar. Gleiches gilt für eine Gratis-Version als Desktop Anwendung, die wiederum mit Werbung versehen ist. Durch die Kopplung an Windows findet es fast automatisch auf vielen PCs Verwendung und hat die Entwicklungs-Power eines großen Unternehmens dahinter. Außerdem ist die Software darauf ausgelegt, mit anderen Microsoft Anwendungen zu interagieren und bietet daher viele Möglichkeiten, wie beispielsweise die Verknüpfung mit Skype, Teams oder OneNote. Kern des Programms bleibt aber die Mail- und Kalenderfunktion, deshalb haben wir Anwendungstipps gesammelt, mit denen ihr eure Arbeit erleichtern könnt:

Tipps für Mail in Outlook:

• Kategorisierung mit Labels: Mit einem Klick könnt ihr Mails ganz einfach mit einem farbigen Label versehen. Wenn ihr beispielsweise verschiedene Labels wie Schüler:innen, Eltern oder Kolleg:innen angelegt habt, sind diese mit einem Klick jeweils einer Farbe zugeordnet und helfen euch, den Überblick zu behalten.
• Automatisierte Sortierung des Posteingangs: Unter ‘Regeln’ könnt ihr für eingehende Mails von einer bestimmten Domain oder Mailadresse eine automatische Zuteilung zu einem Ordner auswählen. So nimmt euch das Programm lästige Arbeitsschritte ab.
• Betreff ändern: Mit Doppelklick auf die Betreffzeile einer eingegangenen Mail könnt ihr diese editieren. So lassen sich diese besser wiederfinden, ihr ergänzt eure To Dos oder tragt ein Datum ein, wann ihr die Mail beantworten/bearbeiten wollt.
• Benachrichtigungen einschränken: Bekommt ihr ständig Benachrichtigungen, die euch von einer Unterrichtsvorbereitung ablenken, dann könnt ihr diese einfach ausschalten. Es ist auch möglich, Benachrichtigungen nur zu einer bestimmten Zeit (bspw. stündlich) zu bekommen oder für wichtige Kontakte, über deren Nachrichten ihr immer sofort informiert werden wollt, Ausnahmen hinzufügen.
• Schnellbausteine: Müsst ihr in unregelmäßigen Abständen eine sehr ähnliche Mail schreiben, dann könnt ihr Textvorlagen anlegen. Wollt ihr für Einladungen zum Elternabend immer einen ähnlichen Textaufbau, lässt sich dieser Baustein abspeichern und bei Bedarf mit einem Klick in zukünftige Mails einfügen. Dann müsst ihr diese nur mit aktuellen Details ergänzen. Das spart Zeit bei lästigen, immer wiederkehrenden Mails.
• Kontakte erstellen mit Drag and drop: Zieht ihr die Mailadresse aus einer Mail auf das Symbol für das Adressbuch, öffnet sich automatisch ein Fenster, mit dem ihr den entsprechenden Kontakt anlegen könnt.
• Kennzeichnen: Ihr könnt Mails mit einem Fähnchen markieren, um sie als To-Do zu kennzeichnen. Dabei gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Je nachdem welches Fähnchen ihr wählt, wollt ihr auf eine Mail (‘heute’, ‘morgen’, ‘bis Ende der Woche’ etc.) reagieren.

Tipps für den Kalender in Outlook

• Kennzeichnung im  Kalender verwenden: Nutzt ihr die Markierung von Mails mit ‘Fähnchen’, könnt ihr in der Kalenderansicht auf Aufgaben klicken und die jeweiligen Nachrichten werden dort entsprechend eurer Auswahl angezeigt. So müsst ihr dafür keine separate Erinnerung in den Kalender eintragen.
• Regeln für Termine: Ihr könnt Regeln aufstellen, nach denen Outlook zum Beispiel die Farbe eines Termins automatisch nach euren Einstellungen auswählt. So wird beispielsweise ein Termin im Kalender automatisch in eurer jeweils gewünschten Farbe angezeigt, sobald im Betreff/Titel ein von euch festgelegtes Wort (z.B. Unterricht oder Elterngespräch) vorkommt.

Wenn ihr Outlook bereits habt, hilft euch dieses Video beim Einrichten von Outlook. Auf dem Youtube Kanal “Digitale Profis” findet ihr auch weitere Anwendungstipps für Mail und Kalender erklärt.

Thunderbird: Kostenlose Opensource-Software auf hohem Niveau

Was die Funktionen innerhalb des Programms angeht, kann Thunderbird mit Outlook mithalten. Die Einrichtung ist unkompliziert und ihr könnt euch schnell einen guten Überblick verschaffen. Es ist aber in einigen Funktionen etwas einfacher gehalten, was auch damit zusammenhängt, dass es nicht für die Verknüpfung mit den anderen Office-Anwendungen gestaltet ist. Das zeigt sich beispielsweise in der Kalenderfunktion, in die keine Verknüpfung zu einem Videocall-Programm integriert ist. Außerdem müsst ihr bei Thunderbird einige Funktionen wie die Signatur mittels Add-ons hinzufügen. Nach Add-Ons könnt ihr bei Thunderbird ganz einfach suchen und diese dann aktivieren. Etwas aufwendiger ist das Einrichten dadurch aber schon. Grundsätzlich ist die Software aber sehr praktisch, da sie mit Tabs arbeitet und somit ähnlich zu einem Browser aufgebaut ist. So könnt ihr für einzelne Mails die Kategorien Suchen, Einstellungen, Mail-Entwürfe und Ordner jeweils eigene Tabs offen halten. Das ermöglicht euch, im Workflow einfach zwischen den Fenstern hin und her zu klicken.

Tipps für Thunderbird

• Ordner komprimieren: Habt ihr Ordner, die ihr nur noch selten braucht oder die nur als Archiv dienen, könnt ihr diese mit einem Rechtsklick ‘komprimieren’. So muss Thunderbird weniger Daten permanent abrufen und läuft schneller.
• Schlagwörter: Mit den Zahlentasten 1-5 könnt ihr Mails mit nur einem Tastenklick einem Schlagwort (sieht aus wie ein Label/Etikett) zuordnen. Klickt ihr die Zahl erneut oder eine andere Zahl, ist die Zuordnung der Mail direkt wieder geändert. Voreingestellt sind ‘wichtig’, ‘dienstlich’, ‘persönlich’, ‘zu erledigen’ und ‘später’. Unter Einstellung könnt ihr diese, deren Farben und Namen aber jederzeit ändern oder noch weitere hinzufügen.
• Lokale Ordner: Neben der normalen Ordnerstruktur ist es auch möglich, zusätzlich sogenannte ‘Lokale Ordner’ zu erstellen. Diese werden nicht im Mailserver eures Providers, sondern auf eurem Computer gespeichert. Es ist damit eine wertvolle Backup-Funktion für wichtige Mails.
• E-Mail-Ansicht sortieren: Nützlich ist, dass ihr alle Mails, beispielsweise eines Ordners, wie in einem Laufwerk abrufen könnt. Um etwas leichter zu finden, könnt ihr die Ansicht so nach Absender, Datum, Betreff oder was für euch praktisch ist, sortiert anzeigen lassen, ohne dafür die Suchfunktion nutzen zu müssen.

Den Download von Thunderbird findet ihr hier. Die Einrichtung ist sehr intuitiv und viele Einstellungen werden automatisch getroffen. Hilfreich zum Einstieg ist aber auch dieses Video in englischer Sprache.

Fazit zum Vergleich

Dass Outlook etwas mehr Funktionen hat, liegt an der größeren Struktur, die dahintersteckt. Das könnt ihr auch an der Benutzeroberfläche sehen, die aufwändiger gestaltet ist. Für eine kostenlose Software sind aber auch die Möglichkeiten von Thunderbird sehr umfangreich. Wer sich gerne tief in eine Software einarbeitet, um die Arbeit zu optimieren, hat bei Thunderbird den Aufwand, zuerst Add-ons hinzuzufügen. Dafür hat man auf diese Weise auch mehr Gestaltungsmöglichkeiten was Design und Features angeht. Für alle, die viel und auch privat mit den anderen Microsoft-Anwendungen arbeiten, ist Outlook sicher die richtige Wahl, weil in der Integration klare Stärken liegen. Beide Programme bieten euch eine gute Hilfe, um euch die organisatorische Arbeit für berufliche aber auch private Zwecke zu vereinfachen.

Wie schafft ihr es, eure Mails übersichtlich zu halten? Nutzt ihr vielleicht ein anderes Programm, das mit den beiden vorgestellten mithalten kann? Schreibt eure Erfahrungen gerne in die Kommentare!