Schulverwaltungssoftware unter der Lupe: Digitale Helferlein im administrativen Alltag

Digitale Tools können die Effizienz der Schulverwaltung erheblich steigern, indem Verwaltungsaufgaben automatisiert und Kommunikationsabläufe erleichtert werden. Die Auswahl der richtigen Software für die eigene Schule kann angesichts der Vielzahl an Möglichkeiten jedoch eine Herausforderung darstellen. Daher sollte im Vorfeld geprüft werden, welche Funktionen die Software genau bieten soll, inwieweit die Datensicherheit gewährleistet ist, ob ein kostenloser Support bei Problemen zur Verfügung steht, welche Kosten zu erwarten sind und ob das Design ansprechend gestaltet ist. Auf Grundlage dieser Attribute kann dann das passende Tool ausgesucht werden. 

Damit ihr einen ersten Überblick über die Funktionen bekommt, stellen wir euch nachfolgend unterschiedliche Tools für die digitale Schulverwaltung vor. Ausgeschlossen werden dabei Schulverwaltungssoftware, die speziell für bestimmte Bundesländer entwickelt wurden, wie beispielsweise Schild-NRW oder ASV-BW.

Sdui: Optimierte Kommunikation und Organisation für Schulen

(Quelle: Sdui)

Sdui ist eine vielseitige digitale Plattform, die speziell für Schulen konzipiert wurde, um die Kommunikation und Organisation zu optimieren. Die Anwendung integriert verschiedene Funktionen, um den Schulalltag für Lehrer:innen, Schüler:innen und Eltern zu vereinfachen. Die Plattform verfügt über ein digitales Klassenbuch, das Hausaufgaben, Abwesenheiten und den Unterricht dokumentiert. Über die App können außerdem wichtige Ankündigungen per Push-Benachrichtigung geteilt werden. Durch den digitalen Stundenplan können auch kurzfristige Änderungen im Blick behalten werden. Ein besonderer Vorteil ist, dass bereits genutzte Stundenplanprogramme (z.B. Untis oder DAVINCI) automatisch mit Sdui synchronisiert werden können. 

Auch die Privatsphäre wird gewahrt. Während beispielsweise Lehrkräfte die Stundenpläne ihrer Kolleg:innen einsehen können, haben Eltern und Schüler:innen keinen Zugriff auf die Planung oder Abwesenheiten. Der Stundenplan ist zudem personalisiert, sodass nur die relevanten Informationen für die jeweilige Person angezeigt werden. Der integrierte Chat-Messenger bietet eine datenschutzkonforme Alternative zu herkömmlichen Messenger-Diensten. Für die Nutzung ist weder eine Handynummer noch eine private E-Mail-Adresse erforderlich, und die Lehrkräfte können individuell entscheiden, wann ein Austausch in Chatgruppen stattfinden darf. 

Sdui ermöglicht durch die Videofunktion außerdem digitalen Unterricht und somit hybrides Lernen. Für die Arbeit in Kleingruppen können Breakout-Rooms eingerichtet werden. Dateien können DSGV-konform gespeichert und über die Cloud geteilt und eingesammelt werden.

Eine weitere sinnvolle Funktion von Sdui ist die Möglichkeit, Elternbriefe in 42 Sprachen übersetzen zu lassen. Dadurch werden auch nicht-deutschsprachige Familien in den Schulalltag integriert und Missverständnisse reduziert. Nützlich ist auch, dass je nach Bedarf jeder Web-Service über einen Link eingebettet werden kann, sodass Plattformen wie Moodle genutzt werden können. Sdui bietet keine kostenlose Testversion oder ein kostenloses Grundpaket an. Der Preis wird individuell angepasst und kann durch direkte Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb von Sdui erfragt werden. ​

Sdui präsentiert sich als umfassende und vielseitige digitale Plattform, die speziell für die Bedürfnisse von Schulen entwickelt wurde. Dank der Anpassungsfähigkeit und datenschutzkonformen Speicherung ist das Tool eine attraktive Option für Schulen, die ihre administrativen und pädagogischen Prozesse digitalisieren möchten.

EduPage: Vielseitige Schulorganisations-Software

(Quelle: EduPage)

EduPage ist eine Software für die Schulorganisation mit zahlreichen Funktionen zur Vereinfachung der Schulverwaltung. So können Stunden- und Vertretungspläne online erstellt und mit der Schule geteilt werden. Im digitalen Klassenbuch kann der Schulalltag dokumentiert und einzelne Unterrichtsinhalte abgerufen werden. Dadurch können Hausaufgaben vergeben und kontrolliert, Klassenarbeitstermine koordiniert und Fehlzeiten überwacht werden, wodurch ein umfassender Überblick über den Schulalltag gewährleistet ist.

Der interne Messenger, der per App genutzt werden kann, fördert den Austausch zwischen Lehrkräften, Schüler:innen und Eltern. Elternbriefe und Informationen zu Hausaufgaben können schnell versendet und Klassenarbeitstermine zeitsparend im Kollegium abgestimmt werden. EduPage unterstützt ebenfalls mehrere Sprachen, um die Kommunikation zu erleichtern. 

Auch das E-Learning wird durch EduPage unterstützt. Übungsaufgaben können in verschiedenen Formaten wie Multiple Choice und Lückentexte erstellt werden. Lerninhalte können zusätzlich mithilfe von Audio- und Videodateien ergänzt und PDFs über das Lernmanagement-System verteilt werden. Der Datenschutz wird durch SSL-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleistet. Ein weiterer Vorteil: EduPage kann drei Monate lang kostenlos getestet werden. Eine persönliche Einführung, Trainingsvideos und individueller Support werden zusätzlich angeboten. 

E-Learning-Aufgaben, die als Hausaufgabe eingetragen werden, können mit einem Abgabedatum versehen und an die Schüler:innen übermittelt werden, die direkt eine Push-Benachrichtigung über die App erhalten. Die E-Learning-Aufgaben können anschließend im Lernmangement-System geprüft und Feedback direkt an die Schüler:innen versendet werden. Um den Unterricht spannender zu gestalten, können interaktive Präsentationen mit integrierten Aufgaben genutzt werden. Die Schüler:innen bearbeiten Übungen auf ihrem Smartphone oder einem anderen Gerät und können gleichzeitig die Unterrichtsinhalte verfolgen, die an der Tafel präsentiert werden. 

Hervorzuheben ist die transparente Preisgestaltung. Es gibt drei Pakete mit unterschiedlichen Funktionen, die gebucht werden können. Durch die Eingabe der Schülerzahl und Schulart auf der Webseite kann der Preis berechnet werden. Für eine Realschule mit einer Schülerzahl von 50 bis 800 Schüler:innen betragen die Kosten für das Premium-Paket beispielsweise 899 Euro pro Jahr. 

EduPage bietet somit eine umfassende Lösung für die Schulverwaltung und das Lernmanagement. Die vielfältigen Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche machen die Software zu einer attraktiven Wahl für Schulen, die ihre administrativen und pädagogischen Prozesse digitalisieren möchten.

SchoolFox: Vielseitige Kommunikations- und Organisationsplattform 

(Quelle: Schoolfox) 

SchoolFox ist eine digitale Kommunikations- und Organisationsplattform, die eine Vielzahl an Funktionen bietet, um den Schulalltag effizienter zu gestalten. Das digitale SchoolFox-Klassenbuch ermöglicht eine Übersicht über die Unterrichtseinheiten und den Unterrichtsstoff. Zudem können Informationen wie die Abwesenheit von Schüler:innen oder auffälliges Verhalten festgehalten werden. Die Klassenbucheinträge können entweder einzeln oder gesammelt digital zur Bestätigung an die Schulleitung gesendet werden. Das Klassenbuch jeder Klasse kann als PDF-Datei exportiert und am Ende des Schuljahres analog archiviert werden. Auf diese Weise fügt sich das digitale Klassenbuch nahtlos in die traditionelle analoge Archivierung ein. 

Auch SchoolFox integriert einen digitalen Schul-Messenger, um die Kommunikation zu vereinfachen. Lehrkräfte können wichtige Neuigkeiten direkt mit ganzen Elterngruppen teilen und von den Empfänger:innen aktiv bestätigen lassen, um sicherzustellen, dass Nachrichten gelesen wurden. Die Plattform setzt ebenfalls auf den Abbau von Sprachbarrieren, indem sie Nachrichten in verschiedene Sprachen übersetzt. Besonders dringende Nachrichten, wie z.B. eine Erkrankung des Kindes oder eine kurzfristige Schulschließung, können als Notfallnachricht versendet werden. Eltern können ihre Kinder direkt über die App krankmelden oder vom Unterricht entschuldigen und erhalten daraufhin eine digitale Bestätigung, sobald die Lehrkraft die Nachricht gelesen hat. Über das Umfrage-Tool können Lehrkräfte wichtige Informationen von den Eltern einholen und so Schultermine und Projekte leichter und schneller planen. Zusätzlich wird die Terminvereinbarung erleichtert: Einladungen zu Veranstaltungen und Terminerinnerungen können an ganze Klassen verschickt und Zusagen zentral über die App gesammelt werden.

SchoolFox legt besonderen Wert auf Datenschutz und setzt dabei auf einen DSGVO-konformen Umgang mit den Daten der Nutzer:innen. Diese werden in ISO 27001 zertifizierten Datenzentren in Deutschland sicher gespeichert und verarbeitet. Besonderes Augenmerk wird auf die Trennung von beruflicher und privater Kommunikation gelegt, indem die gesamte schulische Kommunikation ausschließlich über die Plattform erfolgt und keine privaten Kontaktdaten mit den Eltern geteilt werden. SchoolFox bietet eine kostenfreie Testversion an. Anschließend stehen drei verschiedene Pakete zur Auswahl, wobei das mittlere Paket jährlich 1,50 Euro pro Schüler:in kostet.

SchoolFox ermöglicht eine effiziente Gestaltung des Schulalltags durch digitale Kommunikations- und Verwaltungstools, die den Austausch erleichtern. Mit besonderem Fokus auf Datenschutz und dem Abbau von Sprachbarrieren ist SchoolFox eine sichere und inklusive Plattform für modernes Schulmanagement.

Magellan: Schulverwaltungssoftware und Bibliotheksverwaltung

(Quelle: Magellan)

Magellan ist eine bundesweit eingesetzte Schulverwaltungssoftware, die eine breite Palette an Funktionen bietet und an die Bedürfnisse der einzelnen Schulen angepasst werden kann. Die Software ist für alle Schularten geeignet und ermöglicht ebenfalls die Verwaltung von Schülerdaten und Klassen. Im digitalen Klassenbuch können Stunden- und Vertretungspläne eingesehen und Inhalte des Unterrichts dokumentiert werden. Darüber hinaus können Hausaufgaben oder Gruppenarbeiten geplant, terminiert und kontrolliert werden. Die Anwesenheit der Schüler:innen kann erfasst und über die Fehlzeitenmatrix entschuldigte bzw. unentschuldigte Tage im Überblick gehalten werden. 

Magellan kann zusammen mit der integrierten Stundenplansoftware DaVinci eingesetzt werden, die als App verfügbar ist und die Lehrereinsatzplanung sowie Raumvergabe unterstützt. Mit DaVinci Analytics können detaillierte Abwesenheitsstatistiken erstellt werden, die einen Überblick über die Arbeitszeitabrechnung bieten und täglich die zu vertretenden Stunden, deren Vertretungen sowie den möglichen Unterrichtsausfall über das gesamte Schuljahr summieren. Mit der Message-Funktion können Kolleg:innen unmittelbar über sämtliche Änderungen per E-Mail oder SMS informiert werden. 

Die Besonderheit von Magellan ist die Möglichkeit, die Bibliothek und die Lernmittel zu verwalten, indem die Erfassung unterschiedlicher Medienkataloge unterstützt wird. Durch den gemeinsamen Datenbestand kann überprüft werden, ob die Schüler:innen alle ausgeliehenen Bücher zurückgegeben haben. Bücher, Lernmittel, CDs, DVDs und andere Medien können ganz einfach verwaltet, recherchiert und verliehen werden. Die Ausleihe und Rückgabe der Bücher erfolgt über einen Barcode-Scanner, der den Barcode auf dem Ausleihausweis und dem Buch einliest. Magellan kann 20 Tage lang kostenlos getestet werden. Danach stehen verschiedene Lizenzmodelle zur Verfügung, deren Preise auf Anfrage angepasst werden.

Magellan ist eine umfassende und anpassbare Lösung für die Schulverwaltung, die alle Schularten abdeckt und durch zahlreiche Funktionen überzeugt. Schulen, die auch die Bibliotheksverwaltung digitalisieren wollen, sollten sich Magellan unbedingt ansehen.

Abschließend lässt sich sagen, dass es bereits einige Tools auf dem Markt gibt, die die Schulverwaltung erleichtern. Welche Software die richtige für die eigene Schule ist, muss sorgfältig abgewogen werden. Falls vorhanden, ist es ratsam, die kostenlose Testversion zu nutzen, um einen tieferen Einblick zu erhalten. Ansonsten sollte klar definiert werden, welche Funktionen im Schulalltag besonders benötigt werden, um das beste Tool auswählen zu können.

‍